Styrelsearbete

Stadgar
Varje lokal Sacostyrelse ska ha stadgar för sin verksamhet. Om inga ändringar antagits på lokalt årsmöte eller annat medlemsmöte så omfattas den lokala Sacostyrelsen av de normalstadgar som antagits av årsmötet för Sacorådet i Stockholms stad.

Normalstadgar för redigering finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Årsmöte
Årsmöte hålls en gång per år. Kallelse ska skickas ut två veckor i förväg enligt normalstadgarna. På årsmötet presenteras verksamhetsberättelsen och styrelsen svarar på frågor och tar emot synpunkter. Årsmötet väljer ordförande och styrelseledamöter. Skyddsombud bör också väljas vid årsmöte eller annat medlemsmöte. Årsmötet bör också ge styrelsen mandat att välja skyddsombud mellan årsmöten.

Förslag på dagordning  och kallelse  till årsmöte finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
Styrelsen ska formulera en verksamhetsberättelse innan årsmötet som beskriver vad styrelsen har gjort under det gångna året. Verksamhetsberättelsen skickas ut eller delas ut i samband med årsmötet. Efter årsmötet ska den nya styrelsen formulera en verksamhetsplan för att beskriva vad styrelsen vill göra det kommande året. Både verksamhetsberättelse och verksamhetsplan ska skickas in till Saco-kansliet i Stockholms stad.

Grundmall för verksamhetsberättelse och verksamhetsplan finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Styrelsens funktioner
Styrelsen väljer själv vilka funktioner styrelseledamöterna ska ha men några vanliga funktioner som kan finnas i en lokalförenings styrelse är följande:

Ordförande: väljs av årsmötet och leder styrelsearbetet. Vanligt är också att denne väljs till huvudskyddsombud och kontaktperson för styrelsen.

Vice-ordförande: Om behov finns, kan en vice-ordförande väljas av styrelsen, dennes roll bestäms av styrelsen men i rollen kan exempelvis ingå att träda in då ordföranden har förhinder eller behöver stöd i sitt arbete.

Kontaktperson: Styrelsens kontaktperson som är nåbar för arbetsgivaren, Sacoråd och lokala Sacoföreningar, förbund, medlemmar och icke medlemar. Lämpligt är att ordföranden också är kontaktperson.

Sekreterare: Det är lämpligt att styrelsen för anteckningar över styrelsemöten och planeringsdagar för att lättare kunna överblicka arbetet som gjorts vid exempelvis upprättande av verksamhetsberättelse. Sekreterarrollen kan vara fast eller roterande.

Kassör: Ansvarar för handkassan som styrelsen kan få från Sacorådet.

Lönedelegation: Styrelsen kan utse lönedelegationer för vissa förbund, kontakta ditt förbund för att se om möjligheten finns. Delegationen kan delta i löneöversynen och kan arbeta med lönefrågor under året genom att exempelvis lyfta lönefrågan till samverkan och anordna medlemsmöten om lön.

Facklig tid
Sacorådet förhandlar central facklig tid varje år med arbetsgivaren, Sacorådet fördelar sedan tiden till de representerade förbunden och till lokalföreningar. Den lokala styrelsen kan också förhandla om facklig tid med sin förvaltning och får då facklig tid specifikt för den lokala styrelsens arbete. Detta görs oftast med personalavdelningen och avtalet tidsbestäms ofta. Avtalet kan reglera hur mycket tid och vad tiden får användas till. Exempelvis kan det vara viss tid för skyddsombud, viss tid för samverkansarbete, viss tid för styrelsemöten/planeringsdagar.

Lokalföreningen förlägger sina styrelsemöten i enlighet med vad överenskommelsen om facklig tid tillåter. Styrelsemöten kan betraktas som förberedelse till samverkan om dessa frågor avhandlas under styrelsemötet.

Lokalföreningens styrelse kan ha avtalat om facklig tid för planeringsdagar eller styrelsearbete. Denna tid kan användas till planeringsdagar eller styrelsemöten där frågor som rör styrelsens arbetsformer avhandlas och planeras. Under denna tid kan funktionerna/uppdragen och den fackliga tiden fördelas i styrelsen och verksamhetsplan och berättelse kan skrivas.

Arbetsplats
Förvaltningen bör tillhandahålla en arbetsplats för lokalföreningens styrelse. Arbetsgivaren ska tillhandahålla arbetsverktyg som motsvarar normal standard. Styrelsen kan kontakta sin förvaltning och efterfråga det styrelsen behöver. Exempel på sådana saker kan vara en arbetsplats, dator, tillgång till skrivare, telefon, läsplatta, funktionsepostlåda och gemensam nätverksmapp.

Handkassa
Lokalföreningen har en handkassa som styrelsen redovisar i ett Excel-dokument till Sacorådet i Stockholms stad. Redovisningen skickas in till Saco-kansliet en gång per år. När lokalföreningen behöver tillskott i handkassan så kontaktas Sacorådet i Stockholms stad. Vanligt är att handkassan används till årsmöten, medlemsmöten, avtackningar och lunch till styrelseledamöter på planeringsdagar.

Kassabok finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Styrelsemöten
Ni som lokal styrelse bestämmer själva i enlighet med era stadgar och eventuella beslut på årsmöte om hur ni organiserar ert arbete. Vanligt är att styrelsen träffas regelbundet för styrelsemöten, dessa kan ske på fritid, det vill säga under lunchtid eller efter arbetsdagens slut om ingen facklig tid finns. Om styrelsemötet används till att behandla samverkansfrågor så kan tiden betraktas som förberedelse till samverkan och därmed ske på arbetstid. Det kan vara lämpligt att diskutera hur ni vill använda er av styrelsemötena och göra en dagordning.

Förslag på dagordning finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Utåtriktat arbete
Styrelsen kan arbeta med utåtriktat arbete för att dels nå ut med information till medlemmar och för att samla in information. Men också i rekryterande syfte. Saco har inget rekryteringsuppdrag men ska tillhandahålla objektiv information om medlemsförbunden. Det är viktigt att känna till att ni inte får ägna er åt rekryteringsverksamhet på arbetstid. Detta kan exempelvis ske på lunchtid eller efter arbetstid. Om ni vill ägna er åt rekryteringsverksamhet på arbetsplatsen bör ni först förankra detta hos arbetsgivaren.

Att nå ut med information och att samla in information från medlemmar är något som kan vara till stor hjälp i det fackliga arbetet. Det är lämpligt att den lokala styrelsen sätter upp anslag på anvisade platser på föreningen och dess skyddsombud. Styrelsen kan också skicka ut nyhetsbrev för att informera om verksamheten eller för att samla in synpunkter. Vi har tagit fram en outlook-mall för nyhetsbrev, om ni öppnar filen så kan ni redigera texten. Var uppmärksam på att om ni lägger till text utanför mallen så som er signatur så kan nyhetsbrevet visas konstigt på iPhones.

Mall för nyhetsbrev och anslag finns att hämta i listan till höger (nedanför på mobilsida)

Om ni vill göra egna anslag eller dokument och använda Sacos logga så går den att ladda hem från Sacos hemsida. Om ni vill ha enhetliga färger i exempelvis rubriken så är den turkosa färgen som används i Sacos logga R:1, G:143, B:166.

Första stegen som ny styrelse
Som ny styrelse eller en styrelse med många nya ledamöter så kan det vara svårt att veta hur man kommer igång med det fackliga arbetet. Det är ni som lokalförening som bestämmer hur ni ska arbeta på er förvaltning men nedan ser ni tips på olika moment som kan vara bra att genomföra.

Efter årsmöte så ska styrelsen hålla ett konstituerande styrelsemöte på detta möte så väljs styrelsens funktioner utöver de som valts på årsmötet.
-          Utse skyddsombud (om ej valda på årsmöte)
-          Val av styrelsefunktioner (de som inte valts på årsmöte)
-          Dela upp ansvar för samverkansområden
-          Planera in kommande styrelsemöten
-          Tydliggör vad styrelsemötena ska användas till med t.ex. en dagordning

Efter konstituerande styrelsemöte kan det vara bra att boka möte med personalchef för att diskutera det fackliga arbetets förutsättningar i förvaltningen. Detta är ett sätt att bygga en relation till personalavdelningen som kan vara till stor hjälp i ert arbete. Det kan vara så att vissa frågor behandlas av andra tjänstemän i förvaltningen men personalchefen kan vara en bra början. Det som kan vara bra att vara överens med personalavdelningen om och gärna teckna ner skriftligen är följande:
-          Överenskommelse om lokal facklig tid
-          Hur ska den fackliga tiden rapporteras?
-          Hur ser fackets närvaro ut på nämndsammanträden och hur rapporters övertiden?
-          Anmäla valda skyddsombud och deras skyddsområden
-          Anmäla behov av utbildning från förvaltningen för nya skyddsombud
-          Anmäla Sacos kontaktperson på annonser
-          Sacos kontaktinformation på intranätet
-          Facklig arbetsplats och arbetsredskap så som telefon, dator, funktionsbrevlåda, nätverksmapp osv.
-          Var och hur vill förvaltningen att facklig information sker?
-          Fackens roll på introduktionsdagar för nyanställda 

När ni har haft ert konstituerande styrelsemöte och träffat personalchefen och påbörjat diskussionerna ovan så kan följande saker vara bra att göra så snart ni har möjlighet.
-          Skriva verksamhetsplan
-          Sätta upp anslag i förvaltningen om föreningens styrelse/skyddsombud
-          Nå ut med information till medlemmar/synas på arbetsplatsen
-          Planera för rekrytering till styrelse och skyddsombud
-          Diskutera och inleda samarbete med övriga fack
-          Utse huvudskyddsombud (om ej utsett av årsmöte)